长丰县公共资源交易中心2025年档案数字化加工竞争性磋商文件

（服务类）

项目名称：长丰县公共资源交易中心2025年档案数字化加工

项目编号：2025CFJYZX0601

采 购 人：长丰县公共资源交易中心

 2025年06月

目  录

第一章  磋商公告 1

第二章  采购需求 3

第三章  评审方法和标准 6

第四章  响应文件格式 11

第一章  磋商公告

一、项目基本情况

1.项目编号：2025CFJYZX0601

2.项目名称：长丰县公共资源交易中心2025档案数字化加工

3.项目地点：合肥市长丰县

4.项目单位：长丰县公共资源交易中心

5.项目概况：长丰县公共资源交易中心档案数字化加工服务，详见采购需求

6.资金来源：财政支付

7.采购方式：竞争性磋商

8.项目预算：20.8万元

9.项目类别：政府采购服务类

10.本项目是否接受联合体：否

二、申请人的资格要求

1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；

2.本项目的特定资格要求：无。

三、获取文件

1.获取文件方式（地点）：网上获取

2.获取文件时间：同递交采购文件时间

四、递交采购文件

1.时间：2025年06月23日至2025年06月25日，每天上午8:00至12:00，下午14:30至17:30（北京时间）。

2.地点：长丰县公共资源交易中心（北城区）4楼409室（长丰县双墩镇阜阳北路与济河路交口)

3.方式：现场递交

五、响应文件提交

1. 截止时间：2025年06月26日09点00分（北京时间）

2. 地点：长丰县公共资源交易中心（北城区）4楼（长丰县双墩镇阜阳北路与济河路交口)。

六、响应文件的组成

1. 投标人资格条件中规定的资质证书复印件

2. 法人和经办人身份证正反面复印件

3. 磋商报价单

4. 授权委托书

5. 磋商响应函

6. 商务响应表

7. 无重大违法记录声明函、无不良信用记录声明函

8. 投标人认为需要提供的其他资料

七、其它事项说明

1. 本次公告在******人民政府官方网站上发布。

2. 采购文件获取过程中有任何疑问，请在工作时间（工作日：8:00-12:00，14:30-17:30，节假日休息）拨打咨询电话：0551-******。

第二章  采购需求

前注：

本说明中提出的技术方案仅为参考，如无明确限制，供应商可以进行优化，提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经磋商小组评审认可。

一、采购需求前附表

二、项目概况

本项目总金额20.8万元，通过委托外单位服务形式，运用信息化手段，对采购方库存档案进行规范化整理及数字化加工（包含档案整理、档案前处理、档案数字化扫描、建立索引信息、条目著录、OCR 识别、著录检查档案元数据和数字化副本的校对、档案鉴别分类筛除等工作）。本项目质保期三年。

内容涵盖：档案实体整理（部分纸质档案数字化前需重新进行整理）、机读目录录入、档案全文扫描和 OCR(准确率 95%以上)、合成双层 PDF，对库藏档案目录进行目录著录校对、元数据补录完善和鉴别分类筛除，建立相关数据库，挂接或导入档案数字化成果。

项目以规范高效、确保安全为原则，立足档案保护、资源服务和业务管理的宗旨，按国家、省、市有关档案的管理规定与标准，运用计算机技术，方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源。

三、服务需求

项目需求中所述设施、设备和相关软件及耗材须全部由中标人自行提供和部署，采购人不再增加任何费用。工作环境的搭建、工作现场的管理不得违背各项安全规范和采购人的要求。

（一）人员要求。

本项目成交供应商须配备项目负责人1名和操作人员2名，操作人员专科以上学历（其中1人本科学历），年龄不超过35周岁,身体健康,无任何违法、违纪、犯罪等不良记录；所配备人员须具备档案整理及数字化加工经验，熟悉档案业务与数字化加工流程，独立负责过档案数字化加工项目。操作人员需驻场办公，各职位不允许存在相互兼职。项目负责人必须随时指导开展具体工作，负责项目全过程的管理和技术保障，确保项目质量。人员应统一挂牌上岗，按采购人的工作时间开展工作并实行严格考勤制度。人员保持相对稳定，中途不得随意更换（如有更换需获得长丰县公共资源交易中心审批同意）。人员的工资、社保、交通、食宿等所有费用由成交供应商自行解决。

（二）工作内容

1．完成2025年及以后档案的数字化及整理加工服务（包括档案整理、扫描、著录、图文质检、装订、装盒上架等工作内容），同时将数字化加工的成果数据挂接到采购人的档案管理系统中，确保加工的成品数据能够被档案管理系统利用。每年整理完成中心当年产生的档案，档案数量约3000卷左右，扫描页面约300万页。完成采购人安排的其他工作。

2．服务地点

驻场服务地点主要在双墩镇，考虑到加工后档案需移交长丰县城档案室并上架等因素，具体服务地点由采购人根据工作需要进行安排。

（三）工作要求

1．安全管理

为确保项目过程中档案实体和信息安全，中标人的项目安全管理必须严格遵循《档案数字化外包安全管理规范》的要求。如有不遵守《档案数字化外包安全管理规范》的行为，采购人有权终止合同并上报相关监管部门处理，所有损失全部由中标人自行承担。

1.1.档案数字化加工和现场管理的各个环节中标人均应进行详细登记，每个工作环节均有质检记录，并及时整理、汇总，装订成册；

1.2.每周五下午要有周报上报采购人，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，并移交给采购人；

1.3.工作人员的个人物品和手机、相机、U 盘等通信和数据存储设备必须存放在外（中标人自备储物柜），严禁带入加工现场，上述物品在加工现场一经发现，采购人有权终止合同，所有损失由中标人自行承担。

2．工作环境

2.1.作业地点

项目须在长丰县公共资源交易中心作业，中标人需派驻工作团队，配备符合要求的设施设备。

2.2.为保证信息安全，项目现场须配备“数字化加工安全保护系统”

(1)数字化加工安全保护系统的客户端软件防护功能要求如下：

保护数字化加工计算机设备，用户开机后自动启动安全防护，强制用户登录客户端；扫描后生成的数字档案自动加密；数字档案浏览、质检等读取操作自动解密；数字档案修图、纠偏等编辑操作保存自动加密；使用 AES 和 RSA 混合算法对数字档案进行加密；未经登记和认证的用户无法登陆数字化加工环境；记录加工人员对数字档案的所有操作；控制用户对本级 IP 的修改权限；控制用户卸载客户端的权限；记录移动存储接入信息，未认证的移动存储禁止使用；

设备端口控制：对数字化加工设备的端口进行控制，包括 USB 端口、串口、光驱、软驱、无线、蓝牙、红外线、1394 接口等接口；

全盘扫描加密：支持全盘扫描加密，对数字化加工计算机上已有的电子档案进行批量加密；

进程控制：对数字化加工设备的进程进行管理控制，只允许指定的进程访问电子档案时透明解密电子档案；

日志推送：所有在数字化加工计算机设备上进行的操作，推送至管理端，以便进行集中管理和监控；提供专用的成果批量解密工具；提供安全 KEY 用于成果解密；

客户端端操作系统支持 Windows XP/7/10 操作系统。

(2)数字化加工安全保护系统的管理端软件防护功能要求如下：

支持数字化加工工作不少于 1 年的管理、操作、审计等日志的存储；提供 B/S 方式全功能管理；用户分组分级管理，管理端不允许数字化加工人员访问；用户信息管理（新增、维护、密码修改和授权等）；

对采购人管理员提供安全 KEY 认证；支持数字化加工环境安全状态实时查看；对数字化加工用户进行登记和维护；对用于数字化加工的计算机设备进行登记和维护；

查看移动存储设备的接入记录；对移动存储设备进行登记和认证；支持多管理员管理机制，权限可以灵活分配；支持默认安全策略配置；

支持按角色、用户进行安全策略配置；管理和维护数字化加工环境中的软件程序，并对其加密策略进行配置；

记录数字化加工人员对数字档案的操作，支持查询和统计分析；记录数字化加工人员的告警信息，支持查询和统计分析；支持告警信息分类，支持告警处理；支持操作日志、告警日志和数字化加工日志导出；

支持对客户端版本进行维护；监控服务端的状态并进行维护。

2.3.为提高管理，保证数字化质量，项目须部署和使用“数字化加工系统”。

(1)除档案前处理和装订工序外，所有其他工序应在数字化加工系统中操作；

(2)系统应具备档案出入库登记和档案出入库批次管理功能；

(3)系统应具备采购人管理功能，为采购人提供具备统计、管理和抽检功能的访问账户，方便采购人实时了解项目进度、质量等情况；

2.4.为提高数据安全性，应配备数字化专用服务器、磁盘阵列、备份硬盘和监控系统等。

(1)服务器应能满足数字化加工系统流畅运行和数字化业务的需要；

(2)磁盘阵列应能集中存储数字化生成的全部数据，含扫描原图数据、图像处理后数据和 PDF 等数据；

(3)监控系统应覆盖所有数字化加工场所，单个房间内不少于 2 个摄像头，确保无监控死角，所有监控的视频文件保存时间不低于 6 个月，6 个月内任意时间的录像信息须能够随时调阅，超过 6 个月的视频文件应转存至移动硬盘上备查，项目完整监控视频须保留至项目通过验收。

2.5.为保护工作人员和档案，提高工作效率，应配备足够的空气净化器、桌椅、电脑、扫描仪等设备。

(1)档案数字化加工所需软、硬件设备、设施由中标人自行解决，著录和挂接所需档案管理软件由中标人自备，数字化加工耗材（档号章、装订线、浆糊、笔、墨、纸张等）由中标人提供，采购人负责提供现有数据库的字段、结构，监督，档案盒由采购人提供，采购人协助中标人开展相关工作；

(2)档案前处理和装订室需按面积配备足够数量的空气净化器（PM2.5 级别），空气进化器需装配全新滤芯，且每使用3个月必须更换新滤芯；

(3)中标人应按照数字化房间面积、工作流程、质量要求、人员数量和业务需要配备相应种类、数量的桌椅和档案柜；

(4)中标人应在工作场地外为现场工作人员配备存放个人物品的储物柜；

(5)为方便图纸等大幅面档案的扫描，现场应配备 A0 级别的扫描仪和相应的档案保护器件、辅材；

2.6.规范数字化现场的强弱电布线

(1)数字化加工现场的强弱电布线必须遵循相关安全规定，应合理分配电路上的承载设备，不得超线路负荷运行；

(2)加工现场应为服务器、存储等设备配备 UPS，防止突然断电导致数据丢失；

(3******办公室；

(4)为采购人预留数字化加工系统的用户和相应权限，方便采购人对档案的抽检。

（三）流程和质量

1.总体要求

(1)本项目实施全流程监理，中标人须配合采购人及项目监理对项目的监督，保证项目的质量和进度；

(2)确保所有档案实体和档案信息的安全、完整；

(3)确保在数字化过程中不对档案原件造成损伤。

2.质检要求

(1)采购人对项目以出入库批次为单位进行抽检,有关批次的界定以采购人的要求为准，中标人不得以任何原因打乱抽检顺序、跳过相关批次或逃避抽检，抽检比例不低于 5%，抽检内容的一次性合格率必须达到 99.9%。如抽检的一次性合格率低于 99.9%，视为违反合同约定，采购人有权据此取消合同，由此产生的一切责任均由中标人自行承担；

(2)中标人应设置项目质检岗位，对项目成果按 100%的比例进行质检，并将相关质检记录规范整理后移交监理和采购人。

3.前处理要求

(1)拆卷时不得对档案造成伤害，如造成档案损毁，采购人有权据此取消合同，由此产生的一切责任均由中标人自行承担；

(2)对于有破碎的档案，不得进行任何操作，不得加重破损情况，发现后立即登记封存，通知县交易中心工作人员前去处理。

(3)为更好的展现档案原貌，全部采用彩色方式扫描,文件以彩色JPG格式扫描存储，以JPG格式转PDF或OFD格式挂接利用；字迹清晰可辨的，扫描分辨率不低于300dpi；纸张和字迹状况不良的，扫描分辨率不低于400dpi，以清晰为准。电子文件的命名按照相关规定统一命名；

(4)扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程。

4.数字化扫描要求

(1)遵循尽可能保持档案原貌的原则，保证档案扫描图像与原件在颜色、内容、识读性等方面完全一致；

(2)采用平板或非接触式的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生；

(3)如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用零边距扫描仪或非接触式设备，并采用不拆卷扫描方式进行扫描；

(4)为更好的展现档案原貌，全部采用彩色方式扫描, 文件以彩色 JPG 格式扫描存储，以 JPG 格式转 PDF或OFD格式 挂接利用；字迹清晰可辨的，扫描分辨率不低于 300dpi；纸张和字迹状况不良的，扫描分辨率不低于 400dpi，以清晰为准。电子文件的命名按照相关规定统一命名；

(5)扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合；

(6)对于档案中超过 A0 幅面的超长页进行分页扫描后，要拼接成一页；

(7)对于涉密档案，不进行扫描。中标人须登记未扫描档案文件级目录（电子和纸质），并移交给采购人。

5.图像处理要求

(1)扫描图像偏斜度不得超过 0.5 度，方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯；

(2)图像进行裁边处理时为保证档案信息完整，不允许裁切到图像内容，图像四周需保留一圈白边，白边的宽度要小于图像宽度的 0.5%。严禁利用图像处理工具在档案图像上画出白边，此类造假现象一旦发现，视为档案抽检不合格。

6.挂接和处理要求

中标人应根据《档案数字副本光学字符识别 OCR 规范》将扫描图像经 OCR 识别后，按“件”合成双层（图像层和文字层）PDF 文件，OCR 识别的准确率应不低于 95%，确保 PDF 文件与案卷目录、卷内目录挂接正确，并将正确的数据导入长丰县档案馆指定档案数据库中，确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应。

7.装订要求

(1)遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订；

(2)档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除；

(3)档案装订应按照原来的装订孔位进行穿线装订，不允许新打孔装订，力求保护原件。

8.目录著录校对和元数据补录完善

(1)对已完成数字化的馆藏档案进行目录著录校对和元数据补录完善时，应逐卷逐件逐条逐字进行校对；

(2)按《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）等标准要求，对丢失、遗漏或错误的目录和相关元数据进行补充著录和修正，含档案正文中的人名、地名等内容；

(3)目录著录校对和元数据补录完善必须实现档案原文、档案电子目录和档案实体三者的同一性。

9.档案鉴别分类筛除

(1)档案鉴别分类筛除工作由具备档案鉴别分类筛除资质的人员协助采购人完成，相关人员必须通过采购人的资质审查，并经采购人同意后方可上岗。

(2)档案鉴别分类筛除要符合国家、安徽省、合肥市及采购人的相关规范要求。

10.电子照片打印

(1)按照指定的尺寸以专业相片纸冲印；

(2)打印后整理归档，建立相应的照片档案目录数据库；

(3)以上内容要符合《数码照片归档与管理规范》、《照片类电子档案元数据方案》的要求。

11.其他方面

项目需求中高于《纸质档案数字化技术规范》要求的内容，按项目需求执行。项目需求中未提及的纸质档案数字化其他方面要求，按《纸质档案数字化技术规范》执行。

（四）成果移交

1．数字化成果指完整的原始扫描数据、图像处理后数据、合成的 PDF 文件以及数字化过程中形成的元数据等内容；

2．数字化成果的结构应遵循《电子档案移交与接收办法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）等国家、省、市及采购人的要求；

3．加工方应将数字化成果完整备份至光盘和移动硬盘上，光盘上 1 套完整数字化成果，移动硬盘上 1 套完整数字化成果，免费提交长丰县公共资源交易中心保存；

4．数字化备份载体（光盘和移动硬盘）应以全宗为单位进行数据备份，禁止同一备份载体中出现 2 个及以上全宗数据；

5．备份光盘须为档案级蓝光光盘；

6．备份移动硬盘的尺寸不得大于 2.5 英寸，单块移动硬盘容量不低于 4T。

（五）报价要求

本项目报总价，报价包含完成本项目的一切费用，采购人后期不再追加费用，供应商自行考虑投标风险。

第三章  评审方法和标准

一、总则

本项目将采用综合评分法

二、评审方法

2.1 初审

磋商小组对供应商的响应文件进行初审，以确定其是否满足磋商文件的实质性要求。初审表如下：

初审指标通过标准：供应商必须通过初审表中的全部评审指标。

2.2  综合评分

2.2.1 磋商小组按照下表对进入综合评分的所有供应商的响应文件进行综合评分。

2.2.2 本项目综合评分满分为 100 分，其中：技术资信分值占总分值的权重为 85 %，价格分值占总分值的权重为 15 %。具体评分细则如下：

2.2.3分值汇总

（1）磋商小组各成员应当独立对每个有效响应的文件进行评价、打分，然后汇总每个供应商每项评分因素的得分，再取各位评委评分之平均值，四舍五入保留至小数点后两位数，得到该供应商的技术资信分。

（2）将每个供应商的技术资信分加上根据上述标准计算出的价格分，即为该供应商的综合总得分。

第四章 响应文件的格式

一、报价表格式

项目名称：                   

项目编号：                   

  供应商公章或授权代表签字：             

日          期：             

注：

1.本表内容根据磋商文件要求包括了服务及其配套的设计、采购、制造、检测、试验、运输、保险、仓储、税费以及现场落地、安装及安装耗损、调试、验收、培训、人工、技术服务（包括技术资料、图纸的提供）质保期内的售后服务保障等所有费用。

2.特殊事项在备注中注明。

3.供应商应根据其响应文件中报价表的内容填写唱标信息，唱标信息不作为评审的依据。唱标信息与报价表不一致的，以报价表为准。

二、磋商响应函

致：    采购人

根据贵方的竞争性磋商公告和磋商邀请，我方兹宣布同意如下：

1.如我公司成交，我公司承诺愿意按磋商文件规定缴纳履约保证金和成交服务费。按本次磋商文件规定及最后报价承诺供货及安装。

2.我方根据本次磋商文件的规定，严格履行合同的责任和义务,并保证于买方要求的日期内完成服务，并通过买方验收。

3.我方承诺报价低于同类货物和服务的市场平均价格。

4.我方已详细审核本次磋商文件，包括磋商文件附件、参考资料、磋商文件修改书或图纸（如有），我方正式认可并遵守本次磋商文件，并对磋商文件各项条款、规定及要求均无异议。我方知道必须放弃提出含糊不清或误解问题的权利。

5.我方同意从供应商须知规定的磋商日期起遵循本磋商文件，并在供应商须知规定的磋商有效期之前均具有约束力。

6.我方同意按贵方要求在磋商规定时间内向贵方提供与其磋商有关的任何证据或补充资料，否则，我方的响应文件可被贵方拒绝。

7.我方完全理解贵方不一定接受最低报价的磋商。

8.我方同意磋商文件规定的付款方式、服务期限。

9.我方对响应文件中所提供资料、文件、证书及证件的真实性和有效性负责。

 供应商签章：                      

日      期：                   

三、
无重大违法记录声明函、无不良信用

记录声明函

1.本单位郑重声明，根据《中华人民共和国政府采购法》及《中华人民共和国政府采购法实施条例》的规定，参加政府采购活动前三年内，本单位在经营活动中没有重大违法记录，没有因违法经营受到刑事处罚或者责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚，且未在被禁止参加政府采购活动的处罚期限内。

2.本单位郑重声明，我单位无以下不良信用记录情形：

（******法院列入失信被执行人；

（******检察院列入行贿犯罪档案；

（******商行政管理部门列入企业经营异常名录；

（4）被税务部门列入重大税收违法案件当事人名单；

（5）被政府采购监管部门列入政府采购严重违法失信行为记录名单。

3.本单位郑重声明，我单位未被合肥市及其所辖县（市）、区（开发区）公共资源交易监督管理部门记不良行为记录；或被记不良行为记录（以公布日期为准），但同时符合下列情形：

（1）开标日前（含当日）6 个月内记分累计未满 10 分；

（2）开标日前（含当日）12 个月内记分累计未满 15 分；

（3）开标日前（含当日）18 个月内记分累计未满 20 分；

（4）开标日前（含当日）24 个月内记分累计未满 25 分。

本单位对上述声明的真实性负责。如有虚假，将依法承担相应责任。

供应商签章：             

 日      期：             

四、授权书

本授权书声明： （投标人名称）授权（投标人授权代表 姓名、职务）代表我方参加本项目采购活动，全权代表我方处理投标过程的一切事宜，包括但不限于：投标、参与开标、谈判、签约等。投标人授权代表在投标过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务，我方均予以认可并对此承担责任。投标人授权代表无转委托权。特此授权。

本授权书自出具之日起生效。

授权代表身份证明扫描件：

授权代表联系方式： （请填写手机号码）

特此声明。

     投标人电子签章：             

日          期：             

注：

1.本项目只允许有唯一的投标人授权代表，提供身份证明扫描件；

2.法定代表人参加投标的无需提供授权书，提供身份证明扫描件。

五、商务响应表

六、项目总体分析

(供应商可自行制作格式)

供应商签章：

日 期：

七、项目实施计划

(供应商可自行制作格式)

供应商签章：

日 期：

八、项目管理机制

(供应商可自行制作格式)

供应商签章：

日 期：

九、质量控制方案

(供应商可自行制作格式)

供应商签章：

日 期：

十、保密措施方案

(供应商可自行制作格式)

供应商签章：

日 期：

十一、突发事件处置方案

(供应商可自行制作格式)

供应商签章：

日 期：

十二、数据验收方案

(供应商可自行制作格式)

供应商签章：

日 期：

十三、售后服务方案

(供应商可自行制作格式)

供应商签章：

日 期：

  十四、其他相关证明材料

提供符合磋商邀请、采购需求及评审方法和标准规定的相关证明文件。

特别提示：

供应商在响应文件制作时可在此栏内安排磋商文件要求的证明资料，如营业执照、税务登记证等。